PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1. Pengertian
Komunikasi
Komunikasi
berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang
berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan
makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi
kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan
lainnya.
Manusia
di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan
membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini
merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari
hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam
kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan
masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin
dan bawahan/karyawan.
2. Pengertian
Organisasi
Interaksi dan kerja sama ini akan
terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk wadah yang disebut dengan organisasi.
Interaksi atau hubungan antar individu-individu dan kelompok/tim dalam setiap
organisasi akan memunculkan harapan-harapan. Harapan ini kemudian akan
menimbulkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban oleh masing-masing
individu untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan organisasi/kelompok. Sebuah
organisasi memang dibentuk sebagai wadah yang didalamnya berkumpul sejumlah
orang yang menjalankan serangkaian aktivitas tertentu secara teratur guna
tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama. Terlebih dalam kehidupan
masyarakat modern, manusia merasa bahwa selain mengatur dirinya sendiri, ia
juga perlu mengatur lingkungannya, memelihara ketertiban, mengelola dan
mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang kita kenal dengan manajemen dan
organisasi. William (1956) menyebutnya dengan istilah “TheOrganisation Man”.
3. Peran
Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi dalam organisasi adalah
komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para
karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam
rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran
organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai masalah tidak
efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat penting bagi para
manajer, paling tidak ada dua alasan, pertama, komunikasi adalah proses melalui
mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan
dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses
Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka.
Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar
perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian
memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan
mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo
dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen
melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Sebahagian besar waktu
seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka atau
melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf, langganan
dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo, surat dan
laporan-laporan.
jadi yang dimaksud dengan Komunikasi
organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam
kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005).
Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri
dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di
dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan
dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan
surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui
secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada
anggotanya secara individual.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam
suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi
dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
a) Fungsi
informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai
suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).
Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat
memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara
lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai
perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun
guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan
sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
b) Fungsi
Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan
peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua
lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif
ini, yaitu:
·
Atasan atau
orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan
untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu
mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah,
sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis
atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk
menjalankan perintah banyak bergantung pada:
a. Keabsahan
pimpinan dalam penyampaikan perintah.
b. Kekuatan
pimpinan dalam memberi sanksi.
c. Kepercayaan
bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
d. Tingkat
kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
·
Berkaitan dengan
pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada
kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang
pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
c) Fungsi
Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi,
kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.
Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi
bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan
secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar
dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
d) Fungsi
Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan
saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan
dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus
dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan
oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi
selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
4. Unsur –
Unsur Komunikasi
Dalam proses komunikasi ada tiga unsur
yang mutlak harus dipenuhi karena merupakan suatu bentuk kesatuan yang utuh dan
bulat . Bila salah satu unsur tidak ada , maka komunikasi tidak akan pernah
terjadi . Dengan demikian , setiap unsur dalam komunikasi itu memiliki hubungan
yang sangat erat dan slaing ketergantungan satu dengan lainnya . Artinya , keberhasilan
komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut
Unsur - unsur komunikasi
yaitu :
Komunikator / pengirim / sender .
Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan .
Komunikator bisa tunggal , kelompok , atau organisasi pengirim berita .
Komunikator bertanggung jawab dalam hal mengirim berita dengan jelas , memilih
media yang ocok untuk menyampaikan pesan tersebut , dan meminta kejelasan
apakah pesan telah diterima dengan baik . Untuk itu , seorang komunikator dalam
menyampaikan pesan atau informasi harus memperhatikan dengan siapa dia
berkomunikasi , apa yang akan dia sampaikan , dan bagaimana cara
menyampaikannya .
Komunikan / penerima / receiver .
Merupakan penerima pesan atau berita
yang disampaikan oleh komunikator . Dalam proses komunikasi , penerima pesan
bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan yang disampaikan dengan baik
dan benar . Penerima pesan juga memberikan umpan balik kepada pengirim pesan
untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti secara sempurna .
Saluran / media / channel .
Merupakan saluran atau jalan yang
dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan dan sebaliknya . Pesan
dapat berupa kata - kata atau tulisan , tiruan , gambaran atau perantara lain
yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda
seperti telepon , televisi , fax , photo copy , email , sandi morse , semaphore
, sms , dan sebagainya . Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung
pada sifat berita yang akan disampaikan( Wursanto , 1994 ) .
5. Hambatan
Komunikasi
Pada sebuah proses komunikasi yang
terjadi terkadang kita juga akan mengalami banyak hambatan dalam berkomunikasi.
Beberapa Hambatan Komunikasi adalah :
·
Hambatan sematik
Komunikasi yang disebabkan oleh fakor
bahasa yg digunakan oleh para pelaku komunikasi
·
Hambatan mekanik
Komunikasi yang disebabkan oleh factor
elektrik, mesin atau media lainnya
·
Hambatan
antropologis
Hambatan yang disebabkan oleh
perbedaan pada diri manusia
·
Hambatan
psikologis
Hambatan yang disebabkan oleh factor
kejiwaan.
6. Klasifikasi
Komunikasi
Di bawah ini ada beberapa klasifikasi
komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :
1) Dari
segi sifatnya :
a. Komunikasi
Lisan
komunikasi yang berlangsung lisan /
berbicara
contoh: presentasi
b. Komunukasi
Tertulis
komunikasi melalui tulisan
Cth: email
c. Komunikasi
Verbal
komunikasi yang
dibicarakan/diungkapkan
cth: curhat
d. Komunikasi
Non Verbal
komunikasi yang tidak
dibicarakan(tersirat)
cth: seseorang yang nerves (gemetar)
2) Dari
segi arahnya :
a. Komunikasi
Ke atas
komunikasi dari bawahan ke atasan
b. Komunikasi
Ke bawah
komunikasi dari atasan ke bawahan
c. Komunikasi
Horizontal
komunikasi ke sesama manusia /
setingkat
d. Komunikasi
Satu Arah
Pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa
ada timbal balik)
e. Komunikasi
Dua Arah
Berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi
Berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi
3) Menurut
Lawannya :
a. Komunikasi
Satu Lawan Satu
Berbicara dengan lawan bicara yang
sama banyaknya
contoh:berbicara melalui telepon
b. Komunikasi
Satu Lawan Banyak (kelompok)
Berbicara antara satu orang dengan
suatu kelompok
Contoh: kelompok satpam menginterogasi
maling
c. Kelompok
Lawan Kelompok
Berbicara antara suatu kelompok dengan
kelompok lain
Contoh: debat partai politik
4) Menurut
Keresmiannya :
a. Komunikasi
Formal
Komunikasi yang berlangsung resmi
Contoh: rapat pemegang saham
b. Komunikasi
Informal
Komunikasi yang tidak resmi
Contoh : berbicara dengan teman
SUMBER :
(22 Maret 2013)
(16 Maret 2013)
(16 Maret 2013)
http://irma-mintuna.blogspot.com/2013/03/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html
Daftar Pustaka
Wardy, Fatma .PERANAN KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI. Usu.ac.id
Komunikasi Organisasi. Wikipedia.org
Organisasi .wikipedia.org
